我們如何在一個月內，把一家公司從 Excel 帶到 ERP？

先認識這家公司

背景：

行業：電子零件貿易
人數：12 人（業務 4、倉管 2、採購 2、會計 2、管理 2）
年營業額：6,000 萬
月訂單量：約 150 筆
產品數：800+ SKU

原本的狀況（混亂的 Excel 時代）：

部門	使用的工具	問題
業務	Excel 報價單 + 紙本訂單	報價版本混亂，找不到歷史紀錄
倉管	Excel 庫存表	多人編輯覆蓋，數字永遠不準
採購	Excel 採購單	不知道庫存多少，常常過度採購
會計	會計軟體 + Excel 對帳	月底對帳對不上，加班到半夜
老闆	「問人」	想知道庫存、應收帳款，要打一圈電話

每天的典型災難：

早上 9:00：業務問倉管「A 產品還有多少？」倉管：「我看一下 Excel...奇怪，昨天還有 50，今天變 30？」「因為採購早上入庫了，但我還沒更新檔案。」
下午 2:00：客戶打來「我訂的貨什麼時候到？」業務：「我查一下...（翻找 5 個 Excel 檔案）...應該今天會出貨吧？」
月底：會計對帳，發現業務開的發票金額和出貨單對不上。追溯原因：業務改版報價單，但沒通知會計。

老闆終於忍無可忍：「給我找個 ERP！！」

為什麼選擇我們？

他們本來也詢問了幾家 ERP 廠商：

傳統 ERP 廠商：報價 80 萬，導入 6 個月
雲端 ERP：月費 3,000，但無法客製電子發票格式
我們：導入費 15-30 萬，1 個月上線，含電子發票整合

選擇我們的原因：

時間短：1 個月 vs 6 個月
費用合理：開源系統，沒有昂貴授權
整合性：電子發票、庫存、會計一次搞定
承諾明確：不是「盡量」，是「保證 4 週上線」

30 天導入全紀錄

Week 1：流程診斷 + 資料清理

Day 1-2：現況訪談

我們和每個部門聊：

你現在怎麼接單？從頭到尾講一遍
哪個步驟最痛苦？
如果只能改一個地方，最想改什麼？

發現的關鍵問題：

每個部門的「流程」都不同，甚至矛盾
業務以為的流程 ≠ 倉管實際的做法
有很多「潛規則」，沒人寫下來

Day 3-4：流程標準化

我們畫出「未來的流程」：

業務接單 → 系統查庫存 → 有庫存：直接出貨
                        → 沒庫存：自動產生採購單
                ↓
        出貨單 → 倉管揀貨 → 出貨
                ↓
        自動產生發票 → 電子發票上傳
                ↓
        應收帳款自動入帳

和老闆、各部門確認：「這樣行不行？」

關鍵決策： 某些「特殊流程」被砍掉。

例如：「A 客戶可以貨到付款，不用先開發票」→ 改為統一流程，減少系統複雜度。

Day 5-7：資料清理

這是最無聊但最重要的一步。

客戶資料：

原本的 Excel 有 3 個版本（業務 A 的、業務 B 的、會計的）
我們合併、去重複、補齊缺少的欄位
結果：從 450 筆「髒資料」變成 320 筆「乾淨資料」

產品資料：

原本沒有統一編號（有人用型號、有人用條碼、有人自己編）
建立統一 SKU 編碼規則
補齊產品名稱、規格、單位、成本價

庫存盤點：

實際清點倉庫，和 Excel 對照
發現 Excel 說有 50，實際有 47（3 個不知道去哪了）
調整系統初始庫存為正確數字

Week 2：系統設定 + 測試

Day 8-10：Dolibarr 環境建置

安裝系統、設定資料庫
安裝台灣電子發票模組
設定權限：業務只能看到自己的客戶，倉管只能異動庫存

Day 11-12：資料匯入

客戶資料、產品資料、供應商資料匯入
設定初始庫存量
設定產品成本價

Day 13-14：第一輪測試

用「假訂單」跑完整流程：

業務練習建立報價單、訂單
倉管練習出貨流程
採購練習建立採購單
會計練習開立發票

發現的問題：

業務：「報價單的格式和我們原本的不一樣，客戶會不會不習慣？」
- 解決：客製報價單格式，變成原本 Excel 的樣子
倉管：「出貨單上沒有客戶的送貨地址」
- 解決：調整出貨單欄位
會計：「電子發票上傳後，不知道怎麼確認成功」
- 解決：加上狀態追蹤欄位

Week 3：平行作業 + 問題修正

Day 15-21：Excel + ERP 雙軌進行

這是關鍵策略：不是「直接切換」，是「平行跑」。

業務：Excel 繼續用，但同時在 ERP 也輸入一遍
倉管：出貨時，Excel 劃掉，ERP 也確認出貨
採購：兩邊都下採購單

為什麼這樣做？

如果 ERP 有問題，還有 Excel 備援
員工可以邊做邊學，不怕錯
發現問題即時修正，不影響真實作業

發現的問題與修正：

問題	解決方式
業務覺得 ERP 輸入比 Excel 慢	優化常用功能快捷鍵、提供模板
倉管掃描條碼找不到產品	發現有些產品沒有條碼，補建條碼
電子發票上傳失敗	調整 MIG 格式設定
報表數字和 Excel 對不上	發現是成本計算方式不同，統一邏輯

Week 4：正式上線 + 優化

Day 22：停掉 Excel

宣布：「從今天開始，只用 ERP。」

把 Excel 檔案設成「唯讀」
在 ERP 加上提醒：「請不要再用 Excel」

Day 23-28：密集支援

我們每天派人在現場：

即時回答問題
看到有人卡住，主動過去教
紀錄所有問題，晚上統一整理成 FAQ

Day 29-30：檢討與優化

統計這個月的發票開立時間：從平均 10 分鐘變成 3 分鐘
庫存準確度：從 70% 變成 98%
月底對帳時間：從 3 天變成 4 小時

最終成果

量化成果

指標	Before（Excel）	After（ERP）	改善
開立一張訂單	15 分鐘	5 分鐘	66% 效率提升
庫存查詢	打電話問 3 個人，10 分鐘	系統查詢，10 秒	99% 時間節省
月底對帳	3 天，加班到半夜	4 小時，準時下班	95% 時間節省
庫存準確度	約 70%（常常發現數字不對）	98%（實際盤點驗證）	準確度大幅提升
電子發票退件率	8%（手工上傳錯誤）	0%（自動上傳）	零退件
老闆查資料	打一圈電話，30 分鐘	自己看報表，2 分鐘	93% 時間節省

質化成果

業務部門：

「終於不用再問倉管庫存了，自己查最快」
「客戶打來問訂單進度，我 10 秒就能回答」
「報價單變專業了，客戶印象變好」

倉管部門：

「出貨單自動產生，不用手抄了」
「庫存數字準了，不再被業務罵」

採購部門：

「系統直接告訴我要補什麼，不用猜了」
「採購單自動產生，省下很多時間」

會計部門：

「月底對帳從地獄變成普通工作」
「電子發票自動上傳，不用半夜改 XML」

老闆：

「終於知道公司賺不賺錢了，報表一打就出來」
「客戶應收帳款一清二楚，不再被業務隱瞞」

關鍵成功因素

為什麼這個導入成功？（很多導入都失敗）

1. 時間壓縮，趁熱打鐵

1 個月集中火力，大家還記得為什麼要改
6 個月導入，專案會被日常業務淹沒，最後不了了之

2. 老闆支持，強力推動

老闆親口說：「從今天開始，不准用 Excel」
有抗拒的員工，老闆直接溝通
資源到位：員工可以花時間學習

3. 分階段上線，不是一步到位

第一個月只做「銷售流程」
採購、庫存、會計是之後再逐步完善
員工不被海量功能嚇到

4. 平行作業，降低風險

兩週的雙軌時間，讓大家安心學習
發現問題不會影響真實業務

5. 現場支援，即時解決

導入期間，我們人在現場
問題不過夜，當天解決

適合誰？

如果你的情況類似：

✅ 用 Excel 撐，但開始覺得痛苦 → 導入時機剛好

✅ 人數 10-30 人，月交易 100-500 筆 → 規模適中

✅ 老闆願意投入時間推動 → 成功關鍵

✅ 願意分階段上線，不追求一步到位 → 務實做法

✅ 沒有專職 IT 能主導導入 → 需要我們協助

下一步？

你也在用 Excel 撐？想導入 ERP 但怕失敗？

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P.S. 這個案例是真實的（細節有調整保密）。我們做得到，你也可以。重點是：用對的方法。

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